Как да поддържаме ангажирани служители при работа от разстояние?

Тъй като вашата компания (или част от служителите) преминава „по принуда“ към отдалечена работа, е разбираемо да се чувствате несигурни относно влиянието, което ще окаже върху това как управлявате екипа си и как поддържате служителите си ангажирани. Добрата новина е, че с това работата става по-гъвкава, технологиите се развиват и работната сила се адаптира. Така че дори и да не се чувствате напълно подготвени, има инструменти и тактики, които могат да помогнат на вас и вашия екип да направите скока.

Това се отнася особено за компании, които до сега са нямали практика в тази насока и не са ползвали възможностите за работа от разстояние на всички или част от служителите си. За IT компаниите и за тези, работещи на проектен принцип, вече има добри практики и инструменти, добра организация и контрол на процесите, но за някои други браншове и функционални области (например отдели от административно-стопанските дейности), това е „терра инкогнита“.

Когато преминете към отдалечена работа, някои срещи могат да станат без значение, други ще трябва да бъдат адаптирани и може да откриете нуждата от някои, които не сте имали преди (поне не официално). Започнете с инвентаризация на повтарящите се срещи на вашия екип и форматите, които използвате, и отбележете къде виждате потенциални белези за възможност за техен „отдалечен вариант“.

От видеоконференции до онлайн анкети и виртуални дъски, има много технологии, които спомагат за улесняване на отдалеченото сътрудничество. Не затрупвайте служителите си с технологии, но се уверете, че те са въоръжени с необходимите инструменти за ефективно сътрудничество. Потърсете софтуер и други инструменти, които ще дадат възможност на служителите ви да поддържат ежедневната си работа.

От всички фактори (драйвери) на ангажираността на служителите, сега на преден план излизат три от тях. Ето няколко практични съвета как да поддържате високи нивата на ангажираност:

1.    Комуникацията

·       Стандарт за отдалечена комуникация - Създайте и споделяйте комуникационните норми на вашия екип на лесно достъпно място, така че на всеки да му бъде напомняно за тях ежедневно.

·       Регулярност на срещите – опитайте се да създадете ритмичност на срещите, по групи, по проекти, по отдели и т.н.;

·       Предварителна подготовка на срещите – не губете времето напразно на служителите си. Отправяйте посланията си точно, кратко и ясно – не му е времето, нито мястото и формата за „назидателни монолози“ към всички;

·       Въведете различни „домакини“ на срещата – водещи в комуникацията да са различни членове на екипа, потушете „началника“ в себе си, дайте възможност на всеки да се изяви;

·       Винаги започвайте с „разчупване на ледовете“, без да задавате постоянните въпроси за здравето и настроението – питайте за работата на децата от вкъщи, за ежедневните грижи за дома, за хоби в домашни условия, за игри и др.;

·       Насърчавайте груповите дискусии, но и индивидуалните разговори между членовете – те липсват особено много на екипа или групата, когато на „четири очи“ можеха да си „поклюкарстват“;

·       Питайте винаги „Какво можем да подобрим“ в работата от вкъщи, „Какво пречи да бъдем по-ефективни“ – това ще ви даде интересна информация за периода „след“ принудителната работа от вкъщи;

2.    Признанието

·       Обучавайте в методите, формите и инструментите за отдалечена комуникация – търпеливо и системно, никой не беше и не е готов за този вид работа, неглижирайте първите провали и/или грешки;

·       Отбелязвайте постиженията – задължително хвалете дори и „незначителни“ за вас постижения, като например „откритието“ на някого, как да водим видеоконферентен групов разговор, заедно с чат.;

·       Насърчаването на всеки е по-важно от оценката на представянето в момента. Винаги ще има добри и не толкова добри служители, но в тази ситуация на изолираност и силно влияние на обкръжаващата среда, страдат справедливостта и обективността на критериите за оценка на представянето (особено тези, които искат субективно мнение, а не измерими, проверими и неоспорими резултати/данни);

3.    Баланс „работа-личен живот“.

·       Не мислете, че служителите са задължително щастливи от работата си вкъщи. Напротив – точно сега е нужен баланса на служебните ангажименти и грижата за семейството и близките. Питайте и съветвайте служителите си за регулярен план за балансиране на работата и личния живот;

·       Изисквайте от служителите си „времеви график“ за достъпност на служителя – кога ще бъде най-подходящо за него да е пред компютъра онлайн, кога /в какви диапазони/  той ще пише мейли, ще провежда телефонни/видео разговори с клиенти и доставчици и т.н.;

·       Съветвайте и се интересувайте как служителите са организирали работното/физическото си пространство вкъщи, което е предназначено за работа;

·       Интересувайте се как служителите започват/завършват деня си, как „разтоварват“, кои лични проекти са задвижили вкъщи и др.;

·       Добре би било точно сега да организирате индивидуална и професионална психологическа подкрепа за служителите си - дори някои да не са съгласни, професионалният разговор винаги е от полза.

Разбира се, с това не се изчерпват добрите практики за справяне с изолацията и отдалечената работа, без това да навреди на ефективността на процесите и процедурите. Но, може да използваме това време да си отговорим на един важен въпрос: „В кои дейности, длъжности и позиции, при добра организация и синхронизация, бихме могли да включим работа от разстояние и след излизане от извънредното положение?“

В статията са използвани материали от  https://officevibe.com/