Въвличане и приемане на промяната

Независимо дали ви предстои глобално преструктуриране, ребрандинг или конфиденциална промяна, засягаща само част от екипите - последното, от което имате нужда, е да подцените сложността на задачата. Нефокусирана, твърде висока или твърде ниска степен на прозрачност спрямо етапа на промяна, твърде бърза или твърде бавна скорост на промяната - всичко това е една от основните причини за провал на промените. По официални данни между 50 и 75% от стартиралите процеси по въвеждане на промяна не успяват, най-вече заради вътрешна съпротива.

Ето как това да не се случи с вас: структуриран процес с ясни начало и край.

За него ключови са дълбочината и широтата на познанията ви. Ако преценката ви за реалната настояща ситуация е замъглена или направо грешна, нямата шанс от самото начало. Затова разберете възможно най-много: Откъде тръгва промяната? Кои са засегнати? Каква е организацията им по отношение вземане на и влияние върху решенията - разбира се, формални и неформални? Какъв е стилът на управление? Каква е корпортивната култура и как тя се проявява в ежедневната работа? Има ли високорискови за екипа компоненти и как те могат да бъдат управлявани?

Следващата стъпка е фокус и ясна картина за “живота след” - как ще се случва ежедневието на засегнатите от промяната хора и бизнеси? Ще се запазят ли организацията и управлението в сегашния им вид? Какви ще бъдат новите процеси и кое ще е новото и различното? Тези отговори са ключови за вас по отношение управление на очакванията.

Тук много важна е преценката ви за пречките по пътя на въвличане и приемане на промяната. Трябва внимателно да прецените има ли единици, които биха донесли повече добавена стойност с отсъствието си? Но внимавайте с момента на преценка - ако е твърде рано по пътя на съпротивата, рискувате да не им дадете шанс за адаптация. Ако е твърде късно - вече може да е повлияна критична маса от екипа.

Най-силното ви оръжие по пътя на промяната е нейната цел. Но не забравяйте, че всяка цел има поне три аспекта - стратегически за бизнеса (конкретният проблем, заплаха или възможност, които се адресират), тактически за вътрешните екипи (какво ще се промени към по-добро за хората) и публичен (как ще бъде възприет смисъла на тази промяна от заинтересованите трети страни). Правилният баланс между трите трябва да бъде създаден като следствие от всички влияещи фактори, които вие научавате и смесвате с необходимата тежест.

Трите аспекта на целта на промяната следва да комуникирате към аудиториите си в точния момент, с правилния микс от послания, форми и комуникационни канали, с конкретно подбрани “лица” на промяната и в матричен комуникационен план със заложена висока степен на гъвкавост (адаптивна ре-активност).

Целта е онова, което ще превърне засегнатите в заинтересовани.

След старта на процеса, в най-важна дейност се превръща неговата устойчивост на външни и вътрешни провокации - винаги има противници на промяната, въпросът е как можем да преодолеем тяхното влияние. И най-често отговорът е: с любезно постоянство, обяснения, сериозно проучване на стимулите за противопоставяне и степента на решимост. Тъй като промяната често е процес, който катализира развитието и интензивността на доста от междуличностните и междуекипни взаимоотношения, това за вас е шанс да си създадете още по-ясна представа за динамиката и желаното положение в екипите в организацията.

Въпроси за “сега”:

• Как са организирани формалните структури в засегнатите екипи? И как - неформалните?
• Какъв е стилът на управление? Какъв е стилът на комуникация?
• Кое налага необходимостта от промяна? Защо това е важно?
• Защо промяната ще реши проблема/ще позволи да използваме възможността?
• Кое ни пречи да решим проблема/използваме >възможността без промяна? (Защо е неизбежна?)

Въпроси за “след”:

• Как са организирани формалните структури в засегнатите екипи? И как - неформалните?
• Какъв е стилът на управление? Какъв е стилът на комуникация?
• Какво променя промяната
  • за хората лично?
  • за хората в професионален план?
  • за хората като екипност и корпоративна култура?
  • за бизнеса?
  • за другите заинтересовани трети страни?
• Как ще разберем, че промяната е успешна?
• Как ще отбележим настъпването на промяната?
• Какви други последици ще има промяната? (стъпка от процес или крайна цел).

Въпроси за пътя:

• Как обичайно говорим с хората?
• Еволюционно или революционно искаме да комуникираме промяната?
• Кой саботира процеса на промяна и по каква причина?
• Как препятствието може да бъде преодоляно?
• Кога какви “порции” информация на кои групи да бъдат подавани? Под каква форма?
• Кои групи хора на кой етап да бъдат въвличани в процеса на промяна? (стартиращи, ръководещи, подкрепящи, информирани)
• Кои знаци ни показват, че е необходима адаптация в скоростта на промяната (увеличаване или намаляване)?