Системи за управление на кандидати (ATS): Защо се нуждаете от такава, за да подобрите процеса си за подбор на персонал?

Намирате за все по-трудно привличането на кандидати за своите клиенти във все по-кратки срокове? В същото време желаете да избегнете времеотнемащата ръчна работа в процеса?

Това е знак да използвате система за управление на кандидати (ATS). 

За да ви помогнем да направите правилния избор на стабилна и надеждна система, споделяме подробно упътване, за това как софтуерът подпомага постигането на целите при процеса на подбор на персонал.

Какво е Applicant Tracking System (ATS)?

Applicant Tracking System е вид софтуер за подбор на персонал, който позволява на специалистите да следят актуална информация в системен вид за кадидатите и клиентите си, и прави самия процес по-лесен и по-ефикасен. 

За да научите повече за ATS, можете да разгледате този подробен материал

5 причини, поради които ATS е изключително важна за всеки специалист - подбор

В днешно време 75% от специалистите твърдят, че използват някакъв вид ATS за управление на процеса за подбор на персонал.

За повечето от тях връщането към използване на безкрайни Excel таблици, ръчно изпращане на имейли и индивидуално проследяване на всяка една кандидатура звучи кошмарно.  

Ако вие сте от тези, на които предстои да вземат решение за внедряване на подобна технология, ето 5 причини да пробвате още сега:

1. Намаляване на разходите

С нарастване на компанията, нарастват и броя, и важността на задачите, което прави проследяването на всяка една част от процеса трудно и то в рамките на един и същ бюджет. 

Използването на ATS е особено полезно в такива случаи. От увеличаване на кандидатурите за работа до предоставяне на адекватна и навременна обратна връзка на всеки кандидат, системата автоматизира голяма част от повторяемите административни задачи и по този начин намалява разходите обвързани с тези задачи.

Накратко, можете да намалите ненужните разходи без да правите компромис с качеството на работа и осъществени назначения. 

2. Намаляване на времето за назначаване

Софтуерът за подбор позволява да назначавате правилните кандидати бързо и ефикасно.

Интегрирането на ATS, съдържаща инструменти като автоматично анализиране и въвеждане на автобиографии (resume parser), видео интервюта и управление на графици, система за управление на връзката с кандидати и др., ускорява процеса за подбор и цялостната продуктивност на специалистите. 

Също така посредством автоматизирани съобщения, нотификации за одобрения, онлайн асесмънти и др. позволява кандидатите да преминават по-бързо на всяко следващо ниво от процеса и цялостно подобрява впечатленията им по време на кандидатстване. 

3. Централизирани анализи и доклади

Представете си, ако трябва ръчно да обработите данни за цялостното представяне на екипа или да проследите информация за конкретен казус. За повечето хора това е главоболие.

Автоматиацията на подбора може да ви спести всички тези усилия!

Чрез използването на ATS информацията за всеки кандидат се съхранява в единна база данни и предоставя моментален достъп до всички данни за анализ, достъпни отвсякъде и от всеки в екипа. 

Подобни анализи предоставят идеална картина в реално време за идентифициране на ‚дупки‘ в процеса и предприемане на навременни мерки за подобряването му.

4. Стандартизиране на процеса за назначаване и onboarding

Без съмнение конкуренцията за таланти е голяма.

Благодарение на технологиите за подбор процесът за откриване, комуникиране и поддържане на връзка с кандидатите е по-лесен от всякога както в офиса, така и от вкъщи.

Освен организиране на самия график за подбор и назначаване и подобряване на процеса за кандидатите, чрез ATS можете да комуникирате фирмената култура, политики, основни задължения и отговорности на новоназначени кандидати и същевременно да поддържате всичката необходима документация по време на периода за onboarding.

5. Съобразяване с всички GDPR изисквания

Докато сме фокусирани над подобряването на самия процес, не бива да пропускаме и възможните оперативни и законови рискове, които могат да настъпят. 

Нека не забравяме, че съгласно GDPR изискванията трябва да се избягва съхранението на информация за кандидати на лаптопи или домашни компютри, използването на неподсигурена интернет връзка и имейли за споделяне на тази информация.

Като използвате ATS и CRM софтуер, вие и екипът ви имате постоянен и бърз достъп до информацията в системата отвсякъде и по всяко време много по-безопасно.

5 Функционалности на системите за управление на кандидати (ATS), които улесняват процеса за подбор

1. Идентифициране на правилните кандидати

Запазването, принтирането и сканирането на профилите на кандидати в бази данни се превръща в досадно начинание. 

Благодарение на интегрирани приложения за sourcing към Google Chrome можете да извършите всичко това само с един клик.

Тези приложения могат да бъдат използвани в различни платформи с кандидати: LinkedIn, Xing, и др., като чрез тях можете мигновено да идентифицирате и запазите подходащи кандидати в базата си.

2. Интеграции

Тази функционалност на ATS позволява интегрирането на множество инструменти катo  социални платформи, инструменти за създаване на съдържание (content writing), софтуер за видео интервюта и други приложения в една система.

Повечето системи за управление на кандидати позволяват над 5000 Zapier и Integrately интеграции, за да не се налага да прескачате постоянно през няколко tab-a, докато работите 

3. Персонализация

Възможността за персонализация на работния процес е от особена важност за поддържане на ефективността. Това включва работата с обяви за работа, информационни страници (dashboards), форми за кандидатстване и др. 

При почти всички ATS има възможност за 100% персонализация. Те позволяват създаването на собствен процес за продажби и комуникация към клиенти, индивидуални страници с обяви за работа за привличане на кандидати посредством лесни за използване инструменти за персонализация.

4. Работа с email-и

Чрез съвременните ATS можете да изпращате масови и в същото време персонализирани съобщения към клиенти и кандидати и да водите бележки за всяка кампания или индивидуално съобщение. Това подобрява значимо уморителното ръчно изпращане и проследяване на всеки индивидуален email.  

При съобщения като ъпдейти за конкретна обява или промяна на общи условия и политики изпращането на масови email-и минимизира необходимата ръчна работа и в същото време информира всеки клиент или кандидат.

Повечето ATS предоставят готови email шаблони и тагове, които ускоряват процеса на комуникация. 

5. Доклади и работни плотове

Проследяването на представянето е изключително важно за успеха на екипа.

Затова посредством стандартизирани работни плотове и доклади, ATS подпомага проследяването на важни за компанията метрики като cost-per-hire, успеваемост на проектите по различни критерии, демография на кандидати и др. По този начин можете да анализирате и откривате „пробойни“, преди те да са увредили процесът на работа.

Тези функционалности улесняват и процесите за измерване на ROI и KPI, което означава, че с подходящ софтуер имате достъп до голямо количество данни, които да използвате във ваша полза.

Как да изберем най-подходящата ATS?

5 стъпки, за да направим правилния избор на ATS

Стъпка 1: Определете вашите цели, предизвикателства и бюджет

Необходимо е да имате ясна представа за целите на компанията, предизвикателствата, пред които сте изправени, и бюджета, който можете да отделите, преди да инвестирате във внедряване на ATS. 

Някои специалисти имат нужда само от решение за съхраняване на данни на кандидатите, други търсят софтуер, който работи бързо.

След като определите какво искате да постигнете с ATS и колко можете да платите за нея, тогава можете да действате. 

Стъпка 2: Преценете функционалностите на системата

Колкото една система е по-богата на възможности, толкова по-лесно можете да постигнете целите си. Първоначално определете функционалностите, от които имате нужда, и ги сравнете с тези в ATS системата, която разглеждате. 

Добре е да отбележим, че функционалности като приложения за sourcing (Google Chrome extension), персонализация, канбан изгледи, изпращане на масови email-и, сигурно съхраняване на данни и доклади са сред задължителните. 

Стъпка 3: Уверете се, че е лесен за ползване

Не всички специалисти за подбор на персонал са ‚влюбени‘ в технологиите. Именно за това, когато работим с подобни системи, е добре те да са лесни и удобни за ползване. 

Уверете се, че е системата, която желаете да използвате, е лесна, интуитивна и бърза.

Особено важно е и доставчикът на системата да ви осигурява навременно съдействие при необходимост и отлично обслужване, докато я използвате. 

Стъпка 4: Изчислете възвръщаемостта на инвестицията (ROI) на избраната ATS

Как може да сте сигурни, че една система е ефикасна и генерира приходи?

Преди да инвестирате в софтуер за подбор се уверете, че системата може да ви върне инвестицията, като намалява разходите, спестява работно време и улеснява усилията в процесите на подбор и маркетинг. 

За да разберете повече за спестяванията, които можете да направите чрез инвестиране в ATS, можете да използвате модел за изчисляване на ATS ROI.

Стъпка 5: Направете Demo

Това е една от най-важните стъпки. Участието в демо среща с представител на системата ще ви помогне да се запознаете с много от детайлите и функционалностите на софтуера. 

Не само, че ще получите отговор на въпросите си, но и ще имате яснота относно видовете ценообразуване и необходимата инвестиция.

По време на такива разговори можете и да пожелаете да бъдат направени персонални допълнения към системата, които да отговарят на нуждите ви.

Как ATS повлиява върху процеса на кандидатстване?

1. Кандидатите получават подходящи предложения за работа посредством изкуствен интелект (AI)

Какво се случва преди един кандидат да кандидатства за работа, обикновено е резултат от това как специалистите оптимизират използването на софтуер за подбор и предсказват поведението на кандидатите онлайн.  

Системите за управление на кандидати селектират ключови думи и фрази от описанието на една позиция и изучават моделите на предишни проекти и позиции, за да открият потенциални кандидати.

Без съмнение моделите за предсказване на поведението в ATS ще претърпят редица подобрения в бъдеще. Един пример е потенциалната възможност системите да изпращат нотификации на специалистите за подбор, когато кандидат е най-предразположен към телефонно обаждане.

2. По-навременна обратна връзка

Проучванията посочват че 85% от кандидатите не считат, че кандидатурата им за работа изобщо е разгледана, ако не получат обратна връзка.

Най-добрите HR системи се стремят да осигуряват възможността за постоянна връзка с кандидатите по време на целия процес и да получават актуална информация за статуса на тяхната кандидатура. 

Автоматизирането на известяване и изпращане на email-и подобряват обратната връзка и поддържат кандидатите ангажирани по време на целия процес. 

3. Управление на личните данни

Всички кандидати споделят голяма част от личните си данни със специалисти подбор, докато кандидатстват за работна позиция, затова те изискват да бъдат спазвани правата им за съхранение на такава информация. 

ATS системите отговарят на тези изисквания!

Правилното съхранение на информация на кандидатите се подсигурява чрез автоматизирана система за изтриване на лични данни след изтичане на допустимия период за съхранение. По този начин кандидатите са уверени, че данните им се съхраняват адекватно, без да е необходимо да се свързват с компанията, за да им бъдат изтрити.

Мигриране на данни от и към ATS 

Често срещано притеснение е, че при преминаването към използване на ATS може да бъде изгубена съществуваща информация. 

Това не бива да ви притеснява, тъй като миграцията на данни от и към ATS е сравнително лесен процес (но когато е извършен правилно).

Какво е мигриране на данни в ATS? 

Процесът на прехвърляне на информация от една система за управление на кандидати към друга се нарича мигриране на данни в ATS. 

Разбира се не е необходимо да го правите ръчно. Обикновено доставчикът на ATS помага до голяма степен с експортирането и импортирането на информация.

Процесът включва 3 стъпки:

1. Получаване на данните: 

Това включва база данни от клиента, било то от друга ATS система или не, под формата на файл с данни или просто Excel файл.

2. Импортиране на данните:

В тази стъпка доставчикът на новата система въвежда получените от вас данни в ATS. 

3. Преглеждане и активиране на данните:

След като по-горните процеси преминат, специалист от страна на доставчика преглежда въведените данни и ги активира. След тази стъпка можете да използвате новата ATS с налични данни. 

Как Recruit CRM може да ви съдейства с мигриране на данни в ATS?

Ако изберете да използвате ATS от Recruit CRM, правите много добър избор, защото Recruit CRM предоставя изключително лесен и приятен процес за ползване и на системата.

Компанията предоставя всичкото необходимо съдействие, за да мигрирате своите данни в рамките на 10-12 дни.

Достатъчно е да предоставите информацията във файлове с формат

 CSV / XLS / XLSX / SQL / .BAK и да посочите приблизителния брой на всеки от следните параметри (Кандидати, Контакти, Компании, Работни Позиции) от предишната ви система (ако е налична такава). 

От вас се очаква единствено да се отпуснете, докато специалистите на Recruit CRM обработят данните и настроят системата за вас.

Запазете Demo среща с представител на Recruit CRM, за да научите повече за системата